Se o seu desejo é melhorar a sua apresentação de relatório em PowerPoint, saiba que ele já tem tudo o que você precisa. É só começar a usar que, em em pouco tempo, vai perceber o quanto a sua comunicação estará mais eficiente e potente.
O PowerPoint é um software bem completo para criar relatórios com dados e gráficos. Mas, tão importante quanto saber usar a ferramenta, é saber organizar o conteúdo e eliminar o que não é necessário mostrar. Vá direto ao assunto e mantenha nos slides só o que é imprescindível para o entendimento da sua mensagem.
Separamos aqui 5 posts com dicas que te ajudam a extrair todo o potencial do PowerPoint para aplicar nas suas apresentações. Confira:
1. Gráficos e relatórios integrados
Apresentações sobre projetos e resultados trazem métricas e indicadores como principais informações. Ao apresentar esses dados de forma objetiva e intuitiva, você facilita o entendimento do conteúdo e evita que o público se disperse facilmente.
A integração entre o PowerPoint e o Power BI é um dos caminhos para trazer números, sem perder as configurações matemáticas, com a oportunidade de contextualizá-los dentro de uma apresentação completa, com insights e notas analíticas.
Sim, você pode exportar seus projetos de planilhas e gráficos. Cada parte se tornará um slide individual, com imagens em alta resolução. Ainda é possível personalizar cores e formas, já dentro do PowerPoint, mantendo todas as configurações de filtros e segmentações.
Indicamos esse post da bi9 TI para você ver um passo a passo desse tipo de apresentação.
2. Animações também comunicam
Animações são ótimas ferramentas para conduzir as suas apresentações. Mas é preciso saber usá-las sem exageros. Escolha transições de slides e os movimentos de forma estratégica para ressaltar o que deve ser destacado.
Concentre-se nos elementos chave da apresentação. Isso ajuda a criar hierarquia na leitura e facilita a compreensão da ideia principal do slide. É possível animar com diferentes finalidades, seja para chamar a atenção, ou apenas para dar dinâmica ao storytelling.
Em apresentações profissionais com muitos números, é possível usar animações ao longo dos gráficos para ilustrar o desenvolvimento dos dados.
Essas animações e entradas gradativas das informações tem diversos pontos positivos: o público consegue acompanhar e entende melhor o que está sendo apresentado e, ao mesmo tempo, cria expectativas em relação ao que vem pela frente. Você assume o controle do que o slide apresenta e mantem o interesse das pessoas por mais tempo.
Se quiser boas dicas sobre como fazer animações usando o PowerPoint, vale dar uma olhada nesse tutorial da Techtudo.
3. Personalização e organização do conteúdo
Uma apresentação de relatório em PowerPoint precisa levar a marca de quem as elabora. É mais do que aplicar o branding da sua empresa: é colocar um pouco de você em cada slide. O público percebe o que foi feito de forma personalizada e o que é apenas um template. Vá além e prepare algumas surpresas durante o material. Dá para fazer isso de diversas maneiras, seja usando fotos que fujam do comum, usando vídeos ou destacando informações de forma visualmente interessante.
Apresentações personalizadas ganham mais credibilidade e dão peso para as informações que estão sendo compartilhadas. Dê atenção ao design, mas também dedique tempo na melhor organização do conteúdo e na elaboração de um storytelling que conduza e facilite a vida do seu público-alvo.
Esse post traz alguns motivos para não se limitar a templates prontos em apresentações profissionais e dicas sobre como personalizar seus slides conforme o seu conteúdo. Coloque um pouco da sua personalidade nas apresentações e veja como isso faz uma enorme diferença.
Se quiser ler mais sobre o assunto, sugerimos esse post da Jornada do Gestor.
4. SmartArt: nem tão smart e nem tão art
O PowerPoint oferece muitas opções de SmartArts, mas tenha cautela no uso, porque nem sempre eles são a melhor opção para apresentar os dados do seu relatório. Existem muitos modelos prontos, mas a aplicação não é tão simples e o resultado visual nem sempre é tão satisfatório.
Alguns dos recursos mais úteis são organogramas. Entre eles, há várias opções de elementos que você pode adaptar aos diferentes tipos de dados que estiver tratando, com finalidades de demonstrar hierarquias, relacionamentos, processos, entre outros.
Para escolher o SmartArt certo, a primeira coisa a ser levada em conta é o tipo de informação que você deseja transmitir. Depois, pense se é possível traduzir esses dados em imagens. Se sim, vá em frente.
Veja mais informações úteis sobre o uso dos Smarts nesse post da Informatic Mania.
5. Diferença ao salvar em PPTX e PPSX
Você pode compartilhar as suas apresentações de relatórios em PowerPoint com colegas de trabalho para que eles façam contribuições. Ou já fechar os arquivos para apresentar ao seu público final. Para cada uma dessas duas finalidades, existe uma forma diferente de gerar o mesmo material.
Para você não errar na hora de salvar os seus arquivos, anote aí: PPTX é a extensão do arquivo aberto e editável. Já o PPSX é um arquivo que já vai abrir diretamente em modo apresentação. Ou seja, a pessoa vê a apresentação e as animações, mas não consegue editar o material.
É simples converter arquivos PPSX para PPTX. Isso pode ser feito dentro do próprio PowerPoint, ou através do gerenciador de arquivos do sistema operacional do dispositivo que você estiver usando.
Para saber mais, sugerimos esses tutorial do Canal Tech.
Você já tem tudo aí, é só começar a usar
Esses são apenas alguns dos motivos que fazem do PowerPoint uma ferramenta excelente para elaborar relatórios inteligentes e visualmente impactantes. Seu potencial dinâmico e sua natureza colaborativa, o tornaram em uma das ferramentas mais usadas para criar apresentações.
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