Saber como evitar ruídos na comunicação é fundamental para pessoas que realizam apresentações no dia a dia.
Seja em uma apresentação empresarial, em uma palestra ou aula – transmitir uma mensagem de modo eficiente envolve muitos cuidados diferentes.
Durante uma exposição, muitos fatores influenciam no entendimento das informações. E uma comunicação certeira vai além de falar alto ou bonito.
Procure eliminar os ruídos, elementos que perturbam, ou dificultam o processo de transmissão de mensagens entre você e o seu público.
O que são ruídos na comunicação
A melhor maneira de entender o que são os ruídos, e como eles acontecem, é olhando para o processo comunicacional.
Por meio dele, podemos analisar cada elemento isoladamente. E, então, tentar diminuir as interferências de forma pontual.
De acordo com as Teorias da Comunicação, existem 5 elementos essenciais para a comunicação:
Emissor ou destinador: é quem emite a mensagem, podendo ser uma pessoa, um grupo, uma empresa ou uma instituição.
Receptor ou destinatário: a quem se destina a mensagem, ou seja, para quem o emissor fala.
Canal de comunicação: meio físico ou virtual de circulação da mensagem, no caso da voz por exemplo são as ondas sonoras.
Mensagem: é aquilo que está sendo transmitido, o objeto da comunicação.
Referente/Contexto: a situação a qual a mensagem se refere ou se insere. Ele se relaciona às circunstâncias de espaço e tempo em que se encontra o emissor e receptor, ou também se a diferentes aspectos do mundo.
As falhas podem acontecer em um ou mais desses elementos, prejudicando todo o processo de transmissão e recepção das informações. Ou seja, basta um componente ser ineficiente para que todo o processo seja prejudicado.
5 Dicas sobre como evitar ruídos na comunicação em uma apresentação
No caso de uma apresentação profissional, diminuir os ruídos também significa alinhar todas essas peças. Isso é, imagem pessoal do apresentador, identidade visual da empresa, o objetivo da mensagem e também o material gráfico usado.
Tudo deve corroborar com o que está sendo dito para facilitar o entendimento do público.
Confira algumas dicas:
1. Esteja preparado
Perturbações na articulação da fala, ou dificuldades de pronúncia, são exemplos de problemas que ocorrem ao nível do emissor.
Além disso, insegurança ou inconsistência na hora de fala também interferem no entendimento da mensagem de uma apresentação.
Treine sua fala com antecedência e gere mais credibilidade para a informação, promovendo o interesse das pessoas.
2. Estude seu público
Em relação ao destinatário, é importante planejar um roteiro de apresentação que gere conexão. Ou seja, entender para quem está falando é fundamental para construir um discurso interessante.
Por exemplo, apresentar dados através de um storytelling é uma maneira de dar sentido a informações complexas, deixando o público mais atento.
Adapte sua linguagem de acordo com a audiência e seu nível de entendimento técnico. Essa é uma etapa fundamental para que sei receptor compreenda melhor a mensagem.
3. Mantenha a coerência
Além de usar um código reconhecido pelo receptor, preocupe-se com o conteúdo da mensagem em si. Ele deve ser construído de modo lógico para fazer sentido.
Os textos e elementos dos slides precisam confirmar e reforçar cada informação falada. Se o apresentador diz “A”, mas no slide está escrito “B”, a mensagem não será compreendida.
Os elementos visuais e as cores devem ser usados com intenção.
4. Seja claro e objetivo
Não deduza que a sua audiência sabe de tudo sobre o que você fala, deixando de lado a contextualização.
Como geralmente as apresentações possuem um tempo limitado, planeje uma contextualização sucinta. Para evitar ruídos, o contexto deve estar correta e suficientemente referido. Pense que em uma apresentação para investidores, por exemplo, é fundamental explicar de onde surge a ideia do projeto, e como ele se relaciona com as dores dos possíveis clientes.
A solução é elaborar um material gráfico que complementa aquilo que está sendo dito de maneira simples. Ele pode ser usado durante a apresentação, ou até mesmo ser enviado depois.
5. Teste os equipamentos
A tecnologia é uma grande aliada, mas às vezes ela falha. Por isso, teste microfones, computadores e todos os outros recursos planejados antes da sua apresentação começar.
Para facilitar, o formato de arquivo da apresentação precisa ser leve, carregar sem demora e, claro, também deve ser compatível com o PC ou projetor.
Se possível, confira todo o ambiente onde será realizada a apresentação. Seu tamanho influenciará no modo como sua voz será percebida. Agora, se a apresentação for à distância, certifique-se que terá uma boa conexão de internet.
Como evitar ruídos na comunicação: os impactos
O filósofo francês Michel Pêcheux – que se dedicou a estudar o discurso – diz que ao falar, o sujeito tem a ideia de que todos entendem o que está sendo dito de maneira exata, da forma como ele imagina. Entretanto, vimos que por diferentes motivos a comunicação nem sempre ocorre de modo eficiente, e que isso prejudica o entendimento da mensagem.
No caso de uma apresentação profissional, esse erro pode gerar impactos negativos para a empresa. E, muitas vezes, irreversíveis, já que nem sempre há uma segunda chance para apresentar. Confira algumas consequências causadas por ruídos na apresentação:
Perda de credibilidade;
Não alcançar objetivos;
Desperdício de tempo e dinheiro;
Mensagem errada;
Insatisfação dos investidores;
Aumento de erros nos processos;
Treinamentos inadequados;
Falta de engajamento;
Distorção das informações.
O meio é a mensagem
McLuhan, na obra Os Meios de Comunicação como Extensão do Homem, fala que o meio é um elemento importante do processo comunicacional, e não apenas um canal de passagem. Neste caso, o design de apresentação também comunica e é essencial para o sucesso do processo.
Assim, uma maneira de como evitar ruídos na comunicação é dedicar tempo na construção de um meio capaz de transmitir a mensagem correta, como uma apresentação profissional.
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